Estrema facilità di utilizzo, grande rapidità, ed una sempre maggiore capacità di risposta alle più diverse esigenze lavorative: stiamo parlando delle stampanti multifunzione, alleate sempre più centrali per affrontare le sfide lavorative quotidiane. Ma quali sono le effettive possibilità offerte da queste macchine e perché sono sempre più imprescindibili per ogni azienda?
Praticità e tecnologia
Sebbene possa apparire come una cosa strana, la tecnologia delle stampanti multifunzione non è affatto superata, ma, al contrario, il settore sta spingendo verso soluzioni sempre più pratiche e funzionali, capaci di incrementare la qualità di stampa e di integrarsi ad ogni livello dei flussi di lavoro esistenti per migliorarne il livello di efficienza.
Grazie alla loro versatilità, le stampanti multifunzione sono diventate un dispositivo indispensabile per la maggior parte degli uffici, e dalle classiche attività di stampa, copia, scansione e invio fax, le stampanti multifunzione si sono evolute diventando delle vere e proprie infrastrutture. Oltre alle quattro funzionalità di base, infatti, le stampanti multifunzione consentono di svolgere attività sempre più specifiche capaci di migliorare la produttività. Ecco una lista di alcune delle funzionalità più interessanti delle stampanti multifunzione.
Stampa fronte/retro automatica
La funzione fronte/retro automatica è in assoluto una delle funzioni più importanti nelle stampanti multifunzione. Grazie ad essa, la macchina stampa automaticamente su entrambi i lati del foglio senza che l’utente debba girarlo manualmente. Inoltre, se siete costantemente alle prese con grandi quantità di documenti da gestire, alcune stampanti multifunzione sono dotate di un alimentatore automatico di documenti (ADF) che consente di inserire automaticamente i documenti nella stampante per la scansione o la copia. Non potrebbe essere più facile!
Scansione verso e-mail o cloud
Le stampanti multifunzione moderne offrono anche la possibilità di inviare le scansioni direttamente ad un indirizzo e-mail o a un account cloud, come Google Drive o Dropbox. Questa funzione consente di condividere i documenti con i colleghi in modo rapido e facile e di averli sempre a disposizione in uno spazio digitale a cui tutti i collaboratori dell’azienda possono avere accesso. A ciò si aggiunge la possibilità di avere un’interfaccia utente personalizzata ed intuitiva, capace di offrire vantaggi immediati per ogni singola persona.
Stampa da dispositivi mobili
Se poi siete dei veri e propri amanti della tecnologia mobile, è importante che sappiate che alcune multifunzione hanno la capacità di stampare direttamente da smartphone e tablet sfruttando la connettività Wi-Fi e la tecnologia NFC. Inoltre, se siete fuori ufficio, avrete anche la possibilità di stampare da remoto tramite una semplice connessione a Internet.
Stampa su carta di formato speciale
Alcune stampanti multifunzione sono inoltre in grado di stampare su carta di formato speciale, come cartoncino, carta fotografica o carta adesiva. Questa funzione è utile per la stampa di biglietti da visita, volantini pubblicitari e altre importanti supporti per le vostre attività di marketing e comunicazione. A questo si aggiunge anche la possibilità di implementare un sistema di conferma, che permette all’utente di dare il via al processo di stampa solo operando direttamente sullo schermo della macchina, assicurando così un utilizzo corretto della carta.
Riconoscimento testo OCR
E se siete stufi di digitare documenti lunghi e tediosi, la funzione OCR è ciò che fa per voi. Il software OCR (Optical Character Recognition) consente infatti di digitalizzare i documenti e convertirli in testo digitale modificabile. In questo modo, è possibile modificare o tradurre il contenuto dei documenti senza doverli riscrivere manualmente. A ciò si aggiunge la possibilità di convertire i fogli scansiti direttamente in file PDF, Word o Excel, rendendoli così immediatamente pronti all’uso.
Stampa riservata e privata
Le stampanti multifunzione possono anche essere dotate di funzioni che permettono agli utilizzatori di avere a disposizione un’interfaccia completamente personalizzata visualizzabile tramite l’utilizzo di un badge e di un codice di riconoscimento. Questo permette, soprattutto in ambienti lavorativi con molte persone, di configurare la stampante sulle esigenze specifiche di ogni singolo utente e di avviare il processo di stampa solo nel momento in cui la persona decide di farlo senza il rischio che i suoi documenti vengano letti da altri.
Insomma, le stampanti multifunzione sono molto più di quello che sembrano e offrono molte altre funzionalità utili oltre alla stampa, alla scansione, alla copia e all’invio di fax. Per poter fare la scelta migliore è quindi fondamentale svolgere un’analisi dell’uso ipotizzato e farsi supportare da consulenti esperti che sappiano valutare attentamente i pro e i contro di ogni opzione disponibile. Noi di Zeta Ufficio siamo pronti per accompagnarvi nella scelta e valutare insieme tutte le nostre opportunità. Contattateci per una consulenza senza impegno, e vi forniremo la soluzione più funzionale alle vostre esigenze.
